3 manieren waarop inkoopsoftware het managen van een inkoopafdeling vereenvoudigt
Om gezamenlijke doelen te behalen en waarde toe te voegen aan je organisatie is grip noodzakelijk. Daarmee ben je als inkoopmanager in staat te sturen, blijf in controle en relevant op strategisch niveau. In dit blog leggen we uit hoe onze software jou als inkoopmanager ondersteunt bij het behalen van doelstellingen.
Weten waar het inkoopteam mee bezig is
Om goed bij te houden of alle inkoopactiviteiten volgens het inkoopbeleid en de gekozen inkoopstrategie verlopen, wil je die inkoopactiviteiten in kaart hebben. Zo wil je bijvoorbeeld zien wat de laatste status is van alle lopende inkooptrajecten. Hoe ver ze zijn gevorderd en of alles nog volgens planning verloopt. Dat is belangrijk voor het inplannen van je resources voor toekomstige projecten en het opstellen van de inkoopplanning.
Inkoopsoftware van Negometrix helpt bij het inzien van de activiteiten van je afdeling. Zo zie je alle lopende inkoopprojecten en hun huidige fase. Daarnaast kun je mijlpalen inrichten waar je als manager goedkeuring voor moet geven. Zo keur je een actie goed voordat de inkoper verder mag. Belangrijke acties en goedkeuringen worden zo helder vastgelegd in het dossier. Het bied je grip over de uitvoer van de inkoopstrategie en het inkoopbeleid. Hierdoor ben je als inkoopmanager in control over alle lopende zaken binnen jouw afdeling.
De voortgang van inkoopdoelstellingen monitoren
Als manager is het naast het vaststellen van de inkoopdoelstellingen ook je taak deze doelstellingen te bewaken. Omdat alle inkooptrajecten met Negometrix digitaal en gestructureerd worden opgezet, is het eenvoudig managementdata te verzamelen. Zo kun je eenvoudig zien hoe het met gemiddelde doorlooptijden gaat, hoeveel besparingen gerealiseerd worden en of het inkoopbeleid wordt nageleefd. Doordat alle inkooptrajecten, contracten en leveranciers in één systeem zijn verzameld, heb je overzicht. Dit stelt je in staat om bij te sturen wanneer het er op lijkt dat doelstellingen niet behaald gaan worden of wanneer het inkoopbeleid niet wordt gevolgd.
Accountantscontroles vereenvoudigen
Bij veel organisaties zonder een centraal inkoopsysteem, is het aantonen van rechtmatig inkopen vaak een uitdaging. Het verzamelen van de juiste informatie vraagt nogal wat werk.
Deze informatie tijdig én compleet boven water te krijgen is dan niet eenvoudig en kan je inkoopadviseurs veel tijd kosten. Offertes komen binnen in diverse vormen of kanalen, communicatie zit verspreid over diverse mailboxen, documenten worden los nagestuurd en vragen van inschrijvers zitten in allerlei Excel-bestanden. Als het al lukt deze informatie structureel op tafel te krijgen is het niet uniform en traceerbaar. Kortom, je bent zeer afhankelijk van het goed en integer handelen van (inkoop)collega’s.
Met de inkoopsoftware van Negometrix heb je na ieder traject een volledig inkooptraject in één dossier gestructureerd bij elkaar. Zowel de offertes, documenten, de beoordelingen, diverse goedkeuringen, planning en alle communicatie met collega’s en inschrijvers. Zo blijft ook helder welke rol iedere stakeholder heeft gehad in het volledige proces. En ziet iedereen dezelfde informatie. Niet alleen de inkoper, maar de gehele organisatie inclusief de leverancier heeft toegang tot ‘dezelfde waarheid’.
Een inkoopdossier is zo altijd voorhanden en up-to-date. Een accountantscontrole zal vele malen eenvoudiger verlopen. Je kunt je accountant toegang geven in Negometrix of hem een volledig geëxporteerd inkoopdossier aanbieden.
Meer weten over hoe Negometrix van waarde kan zijn voor inkoopmanagers?
Natuurlijk heb je als inkoopmanager veel meer taken en verantwoordelijkheden. Ook tools voor contract- en leveranciersmanagement en het ontvangen en behandelen van inkoopbehoeftes speelt daarin een belangrijke rol.
Benieuwd hoe onze software nog meer kan helpen? We denken graag met je mee. Neem contact met ons op