Zo pak je als (kleine) onderwijsinstelling je aanbestedingen aan
Aanbestedingen binnen onderwijsinstellingen: noodzakelijk én lastig. Thijs Kruger van inkoopadviesbureau Inkada ziet dat veel (kleine) onderwijsinstellingen worstelen met het aanbesteden. “Onderwijsinstellingen focussen logischerwijs op hun eerste kerntaak: het verlenen van goed onderwijs. Maar daardoor worden aanbestedingsprocedures soms ervaren als vervelend, vertragend of niet gewenst.”
Die weerstand kan zorgen voor onrechtmatigheden, met alle gevolgen van dien. Hoe kan je inkoop voor alle betrokkenen prettiger laten verlopen? En hoe voorkom je als (kleine) onderwijsinstelling die onrechtmatigheden? Hierover spreken wij met Thijs.
Thijs Kruger is Commercieel & Operationeel Directeur bij Inkada. Inkada is een onafhankelijk inkoopadviesbureau met meer dan 20 jaar ervaring op het gebied van inkoopondersteuning en aanbestedingsbegeleiding. Sinds september 2022 is ze onderdeel van Adjust Consulting. Van haar opdrachtgevers zijn bijna acht op de tien onderwijsinstellingen. Het team van Inkada ondersteunt aanbestedende diensten bij alle soorten aanbestedingen.
Waar komen de onrechtmatigheden vandaan?
“Wij zien in de praktijk dat grotere onderwijsinstellingen in veel gevallen hun inkoop beter hebben geregeld dan kleine onderwijsinstellingen. Gezien het verschil in omvang is dit niet zo vreemd. Kleine instellingen kunnen niet altijd de kosten rechtvaardigen om een volwaardige inkoopafdeling op te zetten. Daar kan een externe partij met inkoopspecialisten natuurlijk wel bij helpen. Hoe en waarom, dat lees je verderop.
Ik zie ook dat kennis en begrip over inkoop en aanbestedingen beperkt is bij sommige onderwijsinstellingen. Aanbestedingen komen voort vanuit een bepaalde verplichting, maar daar is niet altijd draagvlak voor. Dat is ook logisch, want de focus ligt natuurlijk bij het onderwijs. De opstart van aanbestedingen gebeurt daarom vaak reactief en pas als uit de accountantscontrole blijkt dat iets onrechtmatig is.
Wij horen ook regelmatig van inkopers die werkzaam zijn binnen onderwijsinstellingen dat het niet altijd duidelijk is welke inkoopbehoeften er spelen binnen de organisatie. Collega’s consulteren bijvoorbeeld niet vooraf de inkoopfunctionarissen. De inkoper komt er dan achteraf achter dat er niet is voldaan aan de wet- en regelgeving.
Het is daarom belangrijk om als inkoopverantwoordelijke directe en indirecte collega’s doorlopend te informeren over de basis van het inkoopbeleid. Zo krijg je meer draagvlak voor inkooprechtmatigheid en de te volgen procedures. Daarnaast raad ik aan om de intakemodule van Mercell Source-to-Contract te gebruiken of zelf een startformulier te ontwikkelen. Op het moment dat collega’s tijdig en eenvoudig hun inkoopbehoeften kunnen melden, kan jij als inkoopverantwoordelijke hierop anticiperen. Wil je meer weten over hoe je voor draagvlak binnen je organisatie zorgt? Lees dan ook zeker ons whitepaper onderaan de pagina.”
Welke inkoopthema’s zijn uitdagend voor onderwijsinstellingen?
“Die uitdaging zien we met name terug in de inhuur van tijdelijke personeel en de (correcte) toepassing van de lijst van sociale en andere specifieke diensten. Bij de inhuur van tijdelijk personeel ervaren we in veel gevallen onbegrip bij inhurende managers. Vroeger viel de inhuur van tijdelijk personeel onder de 2B-dienst, maar tegenwoordig is het voor onderwijsinstellingen een reguliere dienst. Managers vragen zich af waarom ze voor de inhuur van één of twee fulltime docenten per jaar Europees moeten aanbesteden. Die frustratie begrijpen wij, maar het zijn nu eenmaal de regels waaraan we ons moeten houden.
Verder is ook het inkopen van ‘Sociale en andere specifieke diensten’ een aandachtspunt. De inhuur van docenten wordt soms aangezien als een sociale en andere specifieke dienst. Op de lijst van deze diensten staat namelijk ‘Diensten voor onderwijs en opleiding’. Toch valt de inhuur van docenten hier niet altijd onder. De voorwaarde is namelijk dat de opdrachtnemer zelf de onderwijsdienst uitvoert. Bij detacheringsorganisaties is dit niet het geval. Zij verzorgen namelijk zelf geen onderwijs, maar wel de terbeschikkingstelling van tijdelijk personeel.
Het realiseren van rechtmatigheid rondom de inhuur van tijdelijk personeel brengt ook uitdagingen met zich mee. Het vraagt om een goede vertaling van de inhuurbehoefte van de organisatie naar een passende inkoopstrategie. Inkada helpt onderwijsinstellingen bij het vaststellen van de juiste strategie. Zo wordt er gezocht naar een oplossing, waarbij de onderwijsinstelling een zo groot mogelijke zekerheid heeft op passende kandidaten. Denk bijvoorbeeld aan een combinatie van Raamovereenkomsten en een Dynamisch aankoopsysteem voor specialistische functies.
Is er een rol weggelegd voor externe partijen bij aanbestedingen?
“Externe partijen worden al regelmatig ingeschakeld bij het helpen met aanbestedingen. Grotere onderwijsinstellingen krijgen vaker met aanbestedingen te maken. Ze hebben daar meestal iemand voor in dienst of beschikken over een volwaardige inkoopafdeling. Toch wordt ook hier regelmatig hulp van een externe inkoopadviseur ingeschakeld, bijvoorbeeld wanneer er behoefte is aan specifieke marktkennis.
De manier waarop inkoop wordt geregeld is afhankelijk van de expertise en capaciteit van een onderwijsinstelling. Ervaren inkopers worden steeds schaarser op de arbeidsmarkt. Te weinig expertise heeft impact op de compliance van een organisatie. Dan kan het verstandig zijn om een externe partij in te schakelen. Zo zijn onderwijsinstellingen ervan verzekerd dat de wet- en regelgeving adequaat wordt nageleefd.”
Download 5 praktische tips voor een heldere inkoopstrategie
Inkoop binnen onderwijsinstellingen is een lastig speelveld. Daarom kan het lonen om een heldere inkoopstrategie op papier te zetten. Wat komt er allemaal bij zo'n strategie kijken? En voor welke valkuilen moet je oppassen? Samen met Thijs Kruger hebben we vijf tips op een rijtje gezet. Je kan ze vinden in het whitepaper hieronder.