Før du går i gang med å levere tilbudet ditt, er det viktig å sjekke at alt er i orden. Bommer du på ett av disse punktene vil alle timene du har brukt til å skrive tilbudet være bortkastet. Har du derimot stålkontroll, har du i stedet gode sjanser til å vinne.
Hvis du skal unngå å bli avvist fra konkurransen må du:
- Få med deg hva som faktisk står i kunngjøringen og konkurransegrunnlaget.
- Levere alle etterspurte dokumenter.
- Svare på alle tildelingskriteriene.
Begynn i god tid
Begynn å skrive i god tid før tilbudsfristen. Ikke begynn å laste opp dokumentene ti minutter før fristen, og gjør deg klar til å levere minst dagen før fristen. Glemmer du bare ett dokument så er løpet kjørt, og det er alltid noe som kan gå feil. Når du blir stresset er det også fort gjort å overse noe.
Du må også huske å lese konkurransegrunnlaget nøye, og sjekke hvilke dokumenter som skal sendes inn. Vi vil også anbefale at du lager en sjekkliste. En sjekkliste være et nyttig verktøy, og hvis du har god nok tid til å følge sjekklisten slavisk og dobbeltsjekke at alle dokumenter er med, så er i hvert fall den delen av anbudet i boks.
Lever i god tid
Husk at du kan levere et nytt tilbud helt frem til fristen går ut. Derfor anbefaler vi at du laster opp og leverer et tilbud som er 95% ferdig, slik at du i det minste har levert noe av tilbudet dersom det skulle oppstå noe som gjør at du ikke rekker fristen. Du vil alltid ha mulighet til å finslipe på tilbudet helt frem til fristen går ut.
UNNGÅ STRESS: Jo nærmere fristen du kommer når du skal levere, jo mer øker stressnivået. Da er sjansene for å gjøre slurv og feil tilstede.
Hvordan vet du at tilbudet er mottatt?
Når du har lastet opp alle filene (i god tid selvsagt), og klikket på alle knappene som skal til, skal du motta en e-post med en kvittering om at tilbudet er levert. Hvis du ikke får en kvittering på e-post, skal du ta kontakt med oppdragsgiveren og spørre om tilbudet er registrert. E-post er jo heller ikke helt trygt, så det kan selvsagt skje at kvitteringen fanges opp av spamfilteret ditt.
Hvis du får en e-post hvor det står «Ditt tilbud er mottatt» eller noe liknende, kan du være trygg på at det er kommet frem til mottaker. Husk at oppdragsgiveren ikke kan se hvilke filer du har levert før fristen går ut. Han kan bare se om ditt firma har godkjent levering av et tilbud.
Den forhatte tilbudsfristen
Tilbudsfristen er definert slik: Det tidspunktet tilbudet må være oppdragsgiver i hende. Altså: tilbudet skal være innsendt innen den fristen som er oppgitt. Tilbudsfristen er helt absolutt, og det finnes ikke noe slingringsmonn. Er du ett minutt for sent ute, så er du ute av konkurransen. Så enkelt er det. En kursdeltaker oppsummerte egentlig dette ganske bra på et kurs vi holdt for en stund siden: Ikke en gang din egen begravelse er gyldig grunn for for sen levering.
Hvilke filtyper skal du bruke?
Dette med filtyper dukker ofte opp som et spørsmål. Noen tilbydere argumenterer for å levere tilbud i pdf-format med at oppdragsgiveren ikke skal kunne redigere og gjøre endringer i tilbudet. For oppdragsgiveren kan dette by på problemer, særlig når filen er lagret på en måte som gjør at man ikke kan klippe og lime. Sørg derfor for at teksten i dokumentet kan markeres og enkelt hentes ut fra filen.
Oppdragsgiveren skal hente ut og sammenligne mye informasjon fra mange tilbud. Hvis det er et stort prisskjema med mange delsummer, er det faktisk en viss fare for at oppdragsgiver skriver feil og at du kommer ut med feil sum i sammenligningen. Pass derfor på å levere tilbudet i originalt filformat eller filer man enkelt kan kopiere fra. Hvis det er et prisskjema i excel så bør du levere det i xls-format og ikke pdf. Det eneste unntaket er om det er oppgitt noe annet i konkurransegrunnlaget, da følger du selvsagt de instruksene som er oppgitt.
Merk dokumentene ryddig
Det kan være ganske frustrerende for en innkjøper å prøve å finne frem blant alle dokumentene når de har filnavn som “scan0201546.pdf”, eller “vedlegg1.doc”. Huskeregel nummer 1 blir derfor: Gi filene et skikkelig navn. Er det et prisskjema, så skal filen hete “Prisskjema.xls” eller “Prisskjema.doc”.
Elektronisk signering
Det finnes flere forskjellige KGV- og KAV-systemer (konkurransegjennomføring- og kontraktsadministrasjonsverktøy), som gir deg muligheten til å benytte digital signatur. Er du usikker på dette med digital signatur, skal du ta kontakt med oppdragsgiveren eller brukerstøtte hos den KGV-leverandøren oppdragsgiveren bruker. Det er som regel oppgitt kontaktinformasjon til support eller der du skal henvende deg.
KGV- og KAV-løsninger
En anbudskonkurranse som gjennomføres i et KGV-verktøy er sikkert og oversiktlig på mange måter. Dette gjelder både for oppdragsgiver og leverandør.
Med KGV- og KAV-løsninger får du:
- Ryddig kommunikasjon i tilbudsfasen
- Levering av tilbud
- Tilbudsåpning og protokoll
All kommunikasjon blir logget. Med kommunikasjon menes meldinger fra tilbydere til oppdragsgiver, meldinger fra oppdragsgiver til tilbyderne, tilleggsinformasjon, osv. Dette er i motsetning til vanlig e-post, hvor oppdragsgiveren kan velge å ikke logge eller protokollføre at e-post fra aktuelle tilbydere er mottatt.
Forutsetningen er selvsagt at du benytter KGV-systemet for å sende meldinger til oppdragsgiver, noe vi anbefaler at du gjør. Noen oppdragsgivere krever faktisk at du bare bruker KGV, og ikke vanlig e-post. Hvis det da på et tidspunkt skulle oppstå spørsmål om en melding har kommet frem, så er dette logget i systemet.
Til slutt er det dette med tilbudsåpning og protokoll. I et KGV-verktøy vil ikke oppdragsgiveren ha tilgang til tilbudsfilene før etter at fristen har gått ut og tilbudene formelt er åpnet i systemet. Tilbudsåpningen vil også bli logget, både tidspunkt og hvem som gjorde det. Det er altså komplett umulig for oppdragsgiver å ta en sniktitt i tilbudene før fristen har gått ut.
Kontakt
Fredd Olsen
Key Account Manager
Telefon: +47 924 22 534
Mail: frol@mercell.com
Meld deg på vårt nyhetsbrev og motta faglige bloggartikler rett til din e-post.
Dette kan Mercell hjelpe deg med
- Anbudsbloggen: Få tips og nyheter.
- Anbudsbistand: Styrk dine muligheter med anbudsbistand fra Mercell.
- Anbudsvarsling: Motta aktuelle anbud på e-post med Mercell anbudsvarsling.
- Markedsanalyse: Nå dine salgsbudsjetter ved å se muligheter i det offentlige markedet.
Ønsker du å bli tryggere i anbudskonkurranser?
Vi gir deg innsikten du trenger for å levere gode tilbud og vinne anbud. Les mer om våre kurs her.