Hoe bereid jij je voor op de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording decentrale overheden?

tingey-injury-law-firm-DZpc4UY8ZtY-unsplash

Het is zover: decentrale overheden moeten per 1 januari 2023 zelf verantwoording afleggen over de rechtmatigheid. De aanbestedende dienst zal vanaf nu zelf een rechtmatigheidsverantwoording moeten opnemen in de jaarrekening, met daarin o.a. alle inkoop en aanbestedingen. Vervolgens controleert de accountant de jaarrekening en bijbehorende rechtmatigheidsverantwoording.

De wijziging is dus per 1 januari van kracht, eerder werd uitgegaan van verslagjaar 2021

Wat kun je als aanbestedende dienst doen om onrechtmatigheden te voorkomen?

Voor aanbestedende diensten komt er een taak bij. Wat kun je als aanbestedende dienst doen om deze nieuwe taak zo goed mogelijk voor te bereiden? Je kunt meerdere maatregelen nemen om onrechtmatigheden in het aanbestedingsproces te voorkomen. PIANOo heeft hiervan een (niet gelimiteerd) overzicht gemaakt. Per fase (de voorbereidingsfase, de overeenkomst en de spendanalyse) zijn er meerdere tips die uw organisatie kan helpen om te komen tot een correcte rechtmatigheidsverantwoording.

Maar niet alleen deze maatregelen helpen. Een goed georganiseerd proces heeft er ook baat bij wanneer een en ander efficiënt verloopt. Zo hoeven eventuele extra maatregelen niet tot extra rompslomp of tijdverlies te leiden.  

Breng PIANOo’s adviezen in de praktijk met de software van Mercell

Mercell borgt verschillende processen waardoor onrechtmatigheden voorkomen kunnen worden. We lichten ze hieronder toe voor de voorbereidingsfase en de overeenkomst.

De voorbereiding

Intake management van Mercell helpt bij het kiezen en bepalen van de juiste en best passende aanbestedingsprocedure. Het online portaal verzamelt inkoopverzoeken vanuit de gehele organisatie. Ieder verzoek leidt tot een advies aan de behoeftesteller op basis van diverse afhankelijkheden en inkoopbeleid.Het inkoopverzoek komt vervolgens bij de juiste inkoop adviseur terecht. Hierdoor wordt inkoop zo vroeg mogelijk betrokken in het proces. 

De aanbesteding

Ook het gebruik van standaard goedgekeurde formats en werkafspraken voor het opstellen van de aanbestedingsstrategie is een maatregel die je als aanbestedende dienst kan treffen. Alle aanbestedingsprocessen worden in Mercell ondersteund (van enkelvoudig onderhands tot Europees Niet-Openbaar). De inkoopadviseur kan in de Tender module op basis van goedgekeurde formats en sjablonen eenvoudig een aanbesteding ‘bij elkaar klikken’. De software helpt om uniformiteit en processen te borgen rondom aanbestedingen binnen de organisatie.

De overeenkomst

Wanneer een leverancier geselecteerd is, ontstaat een contract. Het zodanig vastleggen van alle contracten in een centrale contractenadministratie is ook een maatregel die je kunt treffen. Mercell Source-to-Contract helpt organisaties om dergelijke informatie centraal op te slaan zodat je proactief kunt sturen en focussen op het realiseren van de beoogde contractwaarde en het managen van de relatie. 

Om een contract te verlengen wordt automatisch de juiste inkoopadviseur of contractmanager ingelicht via een automatische taak. Binnen de software worden contracten op juiste manier vastgelegd en is het mogelijk om te rapporteren op basis van metadata, waaronder bijvoorbeeld de totale uitgaven of de looptijd.

Neem het heft in handen

Veel organisaties werken nog met losse documenten, lijstjes, TenderNed en losse mails. Dit kan eenvoudiger, efficiënter en bovendien draagt het anders inrichten hiervan bij aan de rechtmatigheid. Mercell helpt organisaties om aanbestedingen op de juiste manier voor te bereiden, uit te zetten en te archiveren. Alle relevante informatie, van inkoopverzoek tot de aanbesteding zelf (inclusief alle denkbare data die daarbij horen) worden op de juiste manier vastgelegd en gearchiveerd. 

Wil je meer weten over het voorkomen van onrechtmatigheden middels het Source-to-Contract platform? Download hier de brochure of lees een van de klantverhalen.

Ken Direks

Sales Consultant
Lees meer van deze auteur

Meld je aan voor onze nieuwsbrief met nieuwe artikelen