Hoe kunnen woningcorporaties anticiperen op de aanstaande aanbestedingsplicht?
1: Inventariseren van alle contracten
Goed contractbeheer betekent onder andere dat je weet welke contracten er zijn binnen de organisatie. Onderzoek heeft wel eens uitgewezen dat bij 70% van de organisaties, 10% van de contracten onvindbaar bleken. Dat zijn huiveringwekkende aantallen als je daar de gecontracteerde waarde bij zou kunnen uitzoeken.
Wanneer je weet welke contracten er allemaal zijn, kun je uitzoeken wanneer deze contracten aflopen. Denk daarbij aan of je deze contracten, in het geval van een aanbestedingsplicht, openbaar zou moeten aanbesteden. Komt de waarde van deze contracten, over een periode van 4 jaar, boven de aanbestedingsdrempel uit? Zo kun je op eigen initiatief alvast een beginnen met oefenen.
De aanbestedingswet bepaalt tevens dat een onrechtmatig onderhands gesloten overeenkomst na 6 maanden niet meer vernietigbaar is. Stel dat woningcorporaties aanbestedingsplichtig worden, dan geldt die aanbestedingsplicht naar verwachting met terugwerkende kracht. Het kan daardoor dus voorkomen dat een contract dat in de 6 maanden voorafgaand aan de aankondiging van de aanbestedingsplicht is afgesloten (en dus eigenlijk had moeten worden aanbesteed), nietig verklaard kan worden. Dit kwam ook ter sprake tijdens het 3e webinar van TREVIAN en VBTM. Hier lees je daar ook meer over.
2: Inventariseren van de basisbeginselen van aanbesteden
Nu al Europees Aanbesteden is geen optie, maar probeer de basisbeginselen alvast eens te onderzoeken en te volgen. Iets dat Marijn Huijbers van VBTM in 2018 al opperde:
“Een goede voorbereiding hierop is door nu al de basisbeginselen van het aanbesteden te hanteren. Een eventuele invoering hiervan heeft dan geen grote impact op de bedrijfsvoering van je corporatie. Denk aan een gelijke behandeling van inschrijvers, een transparant proces en een proportionele eisen- en wensenpakket ten opzichte van de opdrachtwaarde.”
PIANOo biedt een Gids Proportionaliteit waarin je een belangrijk beginsel terugvindt. Let wel op, nu al de term aanbesteden gebruiken richting je leveranciers en collega’s kan verwarring veroorzaken. Een tip die ook voorbij kwam tijdens het 3e tafelgesprek van Trevian en VBTM. Ga deze termen pas gebruiken wanneer de plicht ingevoerd wordt. Dan ga je met alle stakeholders een nieuwe fase in en weet iedereen dat het nu echt menens is. Je aannemers zijn wellicht vanuit andere (aanbestedingsplichtige) opdrachtgevers gewend binnen aanbestedingen andere verwachtingen te hebben over het proces. Voorkom die onduidelijkheid.
3: Inventariseren van de beschikbare tooling
Hoe worden op dit moment contracten beheerd en offerteaanvragen verstuurd? Is dat robuust genoeg voor een toekomst met een aanbestedingsplicht? Kan een accountant overal eenvoudig bij en de dossiers doornemen? Is er een mogelijkheid een grotere markt aan te boren dan enkel een e-maillijst met bekende aannemers?
Goede inkoopsoftware kan jouw woningcorporatie helpen de eerste stappen richting een aanbestedingsplicht op een eigen tempo te zetten. Denk aan een eenvoudig contractregister en, indien gewenst, zelfs het kunnen publiek publiceren van een offerteaanvraag. Mocht er dan toch die aanbestedingsplicht komen, heb je de eerste stappen al gezet en maakt het de transitie alleen maar eenvoudiger.
Probeer het eens!
Enkele woningcorporaties gingen je al voor en digitaliseerden offerteaanvragen en contracten met onze software. Zij kunnen binnen onze community ook hun ervaringen met je delen. Interesse? Vraag een demo aan.